Compliance- und Risikomanagement

GRI 3-3

GRI 2-15, 2-16, 2-23, 2-24, 2-26, 2-27

Voraussetzung für den nachhaltigen Erfolg unseres Unternehmens ist ein verantwortungsbewusster Umgang mit Risiken, die sich aus unserer Geschäftstätigkeit und veränderten Rahmenbedingungen in Politik, Umwelt und Wirtschaft ergeben. Dazu gehören auch Risiken, die unsere hohen Compliance- und Integritätsansprüche beeinträchtigen können. Als hundertprozentige Tochtergesellschaft des Volkswagen Konzerns sind wir in dessen umfassendes Risikomanagement- und internes Kontrollsystem (RMS/IKS) und die Geltung entsprechender Richtlinien einbezogen. Diese Vorgaben setzen wir mit einer eigenen Organisationsanweisung bei Volkswagen Immobilien um. Unser Fokus beim Risikomanagement liegt auf dem laufenden Controlling der Prozesse zur Sicherung von Compliance und Integrität. Unsere Methodik vertiefen wir durch immobilienspezifische Risikoanalysen.

Auch das Compliance-Management-System ist bei Volkswagen Immobilien in einer eigenen Richtlinie beschrieben. Im Übrigen haben wir im Frühjahr 2023 zur organisatorischen Stärkung eine eigene Unterabteilung Compliance, Integrität und Informationssicherheit eingerichtet, wobei der Teilbereich Informationssicherheit die Themen Datenschutz und IT-Sicherheit umfasst. Durch die direkte Anbindung der Unterabteilung an die Geschäftsführung werden diese zentralen Themen direkt berichtet und gesteuert.

Um gemäß der Konzernrichtlinie der Governancefunktionen (KRL 31) die Zusammenarbeit der Funktionen Risikomanagement, Integrität, Compliance und Legal sicherzustellen, hat Volkswagen Immobilien ein Governance-Komitee etabliert. Es setzt sich aus ständigen Vertreterinnen und Vertretern der jeweiligen Unternehmensbereiche zusammen, denen es obliegt, bei der frühzeitigen Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken mitzuwirken. Zu allen umweltrelevanten Compliance-Themen wird die Leitung des Bereichs Nachhaltigkeit entsprechend hinzugezogen. Zu den Aufgaben des Komitees zählen zudem die Sicherstellung eines wirksamen Informationsaustausches, die effektive Kooperation zwischen den Funktionen, die Vermeidung von Redundanzen in der operativen Umsetzung und die Erfüllung der Berichtspflichten gegenüber der Geschäftsführung.

Die interdisziplinäre Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem Ziel, Regelverstöße zu erkennen und zu vermeiden, koordiniert bei Volkswagen Immobilien die Compliance Officerin. Sie berichtet regelmäßig im VWI Board dem Management und der Geschäftsführung über alle wesentlichen Änderungen und Aktualisierungen zu relevanten Compliance-Themen. Die Compliance Officerin sowie ein eigens eingerichteter Compliance-Kontakt per E-Mail stehen für tiefgreifendere Fragen immer zur Verfügung. Alle Mitarbeitenden werden vom Unternehmen vierteljährlich über thematische Neuerungen und aktualisierte Richtlinien informiert.

Für Volkswagen Immobilien hat ethisches und integres Handeln oberste Priorität. Das zentrale Instrument, um in der Belegschaft das Bewusstsein hierfür zu stärken, den Mitarbeitenden Hilfestellung zu geben und in Zweifelsfällen geeignete Ansprechpartner*innen zu vermitteln, ist der Code of Conduct des Volkswagen Konzerns. Zu den für uns verbindlichen Konzernrichtlinien, welche wir in eigene Richtlinien umgesetzt haben, zählen:

Wenn Mitarbeitende in ihrem Umfeld einen möglichen Verstoß gegen den Code of Conduct oder sonstiges Fehlverhalten feststellen, haben sie zwei Möglichkeiten, ihren Verdacht zu melden: entweder im persönlichen Austausch mit der Compliance-Officerin und der Integritätsbeauftragten, die jederzeit bei Fragen zu Richtlinienkonformität und möglichen Regelverstößen zur Verfügung stehen, oder sie nutzen – wahlweise anonym – das Hinweisgebersystem des Volkswagen Konzerns. Darüber hinaus können Regelverstöße auch anhand von Stichprobenkontrollen identifiziert werden, die Volkswagen Immobilien mindestens jährlich vornimmt. Im Fall von Verfehlungen werden entsprechende Gegenmaßnahmen eingeleitet, beispielsweise Gespräche mit der Führungskraft, Ermahnungen oder Nachschulungen. Im Berichtsjahr 2023 wurden bei Volkswagen Immobilien insgesamt 5 Vorfälle gemeldet, auf die mit entsprechenden Maßnahmen und ggf. Sanktionen reagiert wurde. Insgesamt hat im Unternehmen der Beratungsumfang in Compliance-Fragen deutlich zugenommen, was wir gemeinsam mit der niedrigen Zahl an Verstößen als positive Entwicklung und Ergebnis der vielfältigen Schulungsaktivitäten werten.

Die Informationsvermittlung an unsere Mitarbeitenden erfolgt über Compliance- und Integritäts-Schulungen im Online- oder Präsenzformat, umfangreiches Informationsmaterial, die Ansprache durch die Compliance Officerin und Intranetmeldungen. VWI Mitarbeitende werden den Konzernstandards entsprechend geschult und für juristische Themen, aber auch ethische Fragestellungen sensibilisiert. Alle Mitarbeitenden erwerben mit der Schulung zum Code of Conduct ein Zertifikat. Im Jahr 2023 gab es fünfmal eine Onboardschulung für neue Mitarbeitende und Auszubildende, um ihnen alle relevanten Compliance- und Integritätsthemen näherzubringen. Die verpflichtenden Schulungen zum Code of Conduct werden im Abstand von zwei Jahren (indirekter Bereich) und vier Jahren (direkter Bereich) aufgefrischt. Der direkte Bereich umfasst unsere Mitarbeitenden aus der Gärtnerei, das Hauswartteam und die Haustechniker*innen. Der indirekte Mitarbeiterbereich umfasst den Bereich mit Bürotätigkeiten. Die Absolvierung von Mitarbeiterschulungen zum Code of Conduct wird von uns halbjährlich geprüft und an den Volkswagen Konzern gemeldet. Darüber hinaus gibt es für bestimmte Bereiche, z. B. den Maklerbereich, das Controlling und das Rechnungswesen, eine verpflichtende Schulung zur Geldwäscheprävention.

Ebenfalls im Jahr 2023 wurde eine Schulung zum Hinweisgebersystem für all jene Personen durchgeführt, die mit dem Whistleblower-Prozess in Berührung kommen, z. B. aus dem Personalwesen, der Rechtsabteilung oder dem Betriebsrat. Diese Personen unterstützen bei Ermittlungen zu potenziellen Regelverstößen oder sind geeignete Ansprechpartner für Hinweisgebende. In dieser Schulung wird dem aufgeführten Personenkreis das Wissen zu den Rechten und Pflichten der Key-Contact-Points vermittelt. Hierzu zählen zum Beispiel die Meldekanäle zum Hinweisgebersystem und die Definition von schweren und sonstigen Regelverstößen.

Darüber hinaus startete im November 2023 die Schulung Business Human Rights zum neuen LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz). Dort wird zu Menschenrechts- und Umweltverstößen innerhalb der Lieferkette sensibilisiert. Die Schulung ist verpflichtend für alle Beschäftigten und wird für den indirekten Bereich über ein Web-based-Training (WBT) durchgeführt, die direkten Bereiche erhalten eine Schulung im Präsenzformat durch die Abteilung Compliance, Integrität und Informationssicherheit. Auf Konzernebene sind im Jahr 2023 die Themen Compliance und Integrität in einem Bereich gebündelt worden:

Das Programm „Together4Integrity“, das Bestandteil der konzernweiten Integritäts- und Compliance-Anforderungen war, wird im Berichtsjahr nicht mehr zentral auf Konzernebene geführt und gesteuert, sondern in die Verantwortung der Gesellschaften übergeben. Seitens Volkswagen Immobilien wurden die insgesamt 104 Maßnahmen aus den 11 sogenannten Key Initiatives erfüllt und dem Konzern im Rahmen eines Self Assessments bestätigt. Bestimmte Auswertungen werden weiterhin durch den Konzern abgefragt, z. B. die Umsetzungsquote zum Code of Conduct. Diese wird zweimal jährlich an den Konzern gemeldet und muss mindestens 90 % der Belegschaft betragen.

Ein Perception-Workshop ist nicht mehr verpflichtend vorgeschrieben. Als Maßnahmen zur Vertiefung der Integritätsthemen gab es 2023 eine Schulung für die Führungskräfte sowie ein Angebot an Mitarbeitende. Im sogenannten Integrity Skill Set gab es Hinweise und Tipps zum Umgang mit schwierigen Situationen am Beispiel von realen Fallstudien. Verschiedene Handlungsoptionen wurden beleuchtet und im Rahmen der Veranstaltung mit den Teilnehmenden diskutiert.

Darüber hinaus wurde durch die Integritätsbeauftrage eine Schulung für Führungskräfte zum Thema „Speak-up Culture“ angeboten. Im Rahmen dieser Veranstaltung wurden die Teilnehmenden zur Selbstreflexion angeregt, ihr eigenes Führungsverhalten sowie die Fehlerkultur innerhalb ihres Teams zu beleuchten. Die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch, zur Sensibilisierung sowie praktische Hinweise zur Umsetzung standen im Vordergrund.

Zusätzlich hat Volkswagen Immobilien in Bezug auf Compliance den Fokus auf die Themengebiete Steuern und Umwelt gelegt:

Im Hinblick auf die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen steuerlichen Pflichterfüllung hat die Geschäftsführung den Fachbereich Finanzen & IT mit der Einrichtung eines Tax-Compliance-Management-Systems beauftragt. Mithilfe des Systems sollen u. a. steuerliche Risiken verhindert, die eigene Steuerposition bei risikobehafteten wesentlichen Sachverhalten abgesichert und unternehmerische Chancen einer angemessenen Steuerplanung erkannt werden.

Mit dem Umwelt-Compliance-Management-System (UCMS) verfolgt das Unternehmen einen systematischen Ansatz, um Umweltziele und -verpflichtungen des Volkswagen Konzerns zu erfüllen sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen. Es enthält Mindestanforderungen für das Management von Umweltauswirkungen, bewertet Risiken, regelt Präventions- und Kontrollmechanismen, gibt Richtlinien zur Messung der Wirksamkeit vor und regelt die standardisierte Berichterstattung sowohl innerhalb von Volkswagen Immobilien als auch gegenüber dem Volkswagen Konzern. Voraussetzung dafür ist eine regelmäßige Abfrage jeder Abteilung zu möglichen Umweltrisiken, die in einem Umweltrisikoverzeichnis zusammengefasst werden.

Im Rahmen der Einführung des UCMS wurde ein Register aller umweltrelevanten Gesetze (UIS) eingeführt, um Mitarbeitende über alle relevanten Umweltgesetze zu informieren und Maßnahmen zur Einhaltung sicherzustellen. Die Gesetze werden vierteljährlich durch eine externe Beratung überprüft. Gesetzesänderungen sowie neue Gesetze werden umgehend aufgenommen und den intern Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. In einer Arbeitsanweisung sind klare Verantwortlichkeiten, Regelprozesse sowie Vorgehensweisen bei möglicher Nichteinhaltung von Gesetzen beschrieben. Die Gesetzeseinhaltung wird regelmäßig durch die Leitung Nachhaltigkeit in ihrer Funktion als Point of Contact sowie durch die Sachkundige für Umwelt getrackt und der Geschäftsführung mindestens einmal jährlich vorgestellt. Anschließend erfolgt die Meldung an die VW AG.

Im Zuge der Weiterentwicklung der Sicherheitsorganisation im Unternehmen lag ein weiterer Fokus im Berichtsjahr auf dem Umgang mit sensiblen Informationen. So wurde 2023 eine unternehmensweite Clean Desk Policy eingeführt. Darüber hinaus wurde die Verantwortung der VWI für den Brandschutz im Konzern geregelt und die Rolle der Unternehmenssicherheit im Brandschutz definiert. Mit dem Inkrafttreten des LkSG wurden außerdem Prozesse im Umgang mit Sicherheitsdienstleistern definiert und umgesetzt.

GRI 403-1, 403-2, 403-3, 403-4, 403-6, 403-7, 403-9, 403-10

Eine Konzernrichtlinie regelt die Verantwortung für Gesundheitswesen und Arbeitsschutz einheitlich für alle Gesellschaften des Konzerns. Wir haben diese Anforderungen aufgegriffen und in eine Organisationsrichtlinie für Volkswagen Immobilien überführt. Neben einer Leitungskraft Gesundheits- und Arbeitsschutz sind die gesetzlich geforderten Instrumente wie die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten, der strukturübergreifende Arbeitsschutzausschuss oder die Funktion der Fachkraft für Arbeitssicherheit abgebildet. Der Arbeitsschutzausschuss ist hierbei das höchste Arbeitsschutzgremium, das die Festlegung von Zielen und Maßnahmen bzw. das Aussprechen von Empfehlungen an die Geschäftsführung verantwortet. Die Belegschaft wird im Arbeitsschutzausschuss durch den Betriebsrat vertreten. Weiterhin sind Führungskräfte aus allen Betriebsbereichen, vor allem aus dem operativen handwerklichen Bereich sowie aus den betreffenden Fachabteilungen, bspw. der Personalabteilung, ständige Mitglieder. Durch diese Organisationsstruktur sind alle Mitarbeitenden und zugehörige Arbeitsplätze im Arbeitsschutzsystem erfasst. Um eine flächendeckende Kontrolle aller Arbeitsplätze vor Ort zu gewährleisten, ist an jedem unserer Standorte mindestens ein*e Sicherheitsbeauftragte*r vertreten.

Die arbeitsmedizinische Betreuung erfolgt durch das Gesundheitswesen der Volkswagen AG. Die beauftragten Arbeitsmediziner*innen führen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtuntersuchungen sowie die Angebots- und auch Wunschvorsorgeuntersuchungen durch. Unsere Mitarbeitenden haben jederzeit die Möglichkeit, über ihre Führungskräfte die Wunsch- und Angebotsuntersuchungen zu buchen. Über die Pflichtvorsorgeuntersuchungen der Mitarbeitenden werden die Führungskräfte systemgestützt erinnert und aufgefordert, die notwendigen Untersuchungen zu veranlassen. Des Weiteren werden Mitarbeitende und Führungskräfte von dieser Stelle arbeitsmedizinisch beraten, um Gefährdungen an den Arbeitsplätzen zu minimieren.

Weitere Angebote, die unsere Mitarbeitenden in Anspruch nehmen können, sind z. B. Reisemedizin für Dienstreisen, Impfberatung, ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, Beratung bei Gefährdungsbeurteilungen, Hautschutzberatung, Grippeschutzimpfungen, psychologische und psychosomatische Beratung u. Ä. mehr. Diese Leistungen und Angebote sind für unsere Mitarbeitenden kostenfrei. Zudem bietet die Volkswagen AG einen regelmäßigen Gesundheits-Checkup an, der auch den Mitarbeitenden von Volkswagen Immobilien zur Verfügung steht.

Zu den zentralen Vorgaben für ein systematisches Sicherheits- und Gesundheitsmanagement zählt die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen der jeweiligen Arbeitsplätze. Dafür nutzen wir eine systemgestützte Erfassung der Gefährdungsbeurteilungen mit zentraler Datenablage. Im Rahmen von Gefährdungsbeurteilungen sollen Risiken frühzeitig erkannt und Unterweisungen durchgeführt werden, um auf die Verringerung von Arbeitsunfällen und berufsbedingten Krankheiten hinzuwirken. Jede Führungskraft ist in ihrem Wirkungskreis angewiesen, die Arbeitsplätze in regelmäßigen Abständen auf Veränderungen in der Gefährdung, mindestens zur jährlichen Unterweisung, zu überprüfen. Veränderungen sind umgehend mittels Risikobewertung in den Gefährdungsbeurteilungen zu dokumentieren und ggf. Handlungsmaßnahmen abzuleiten. Hierbei stehen die Fachkräfte für Arbeitssicherheit, die Arbeitsmediziner*innen und die Sicherheitsbeauftragen als Unterstützung zur Verfügung. Sofern es erforderlich ist, steht unseren Führungskräften auch die Möglichkeit zur Verfügung, externe Unterstützung zu beauftragen und einzubinden. Die Aktualität und Vollständigkeit der Gefährdungsbeurteilungen werden jährlich stichprobenartig durch die Leitung Arbeitsschutz überprüft. Zudem erhält jedes Mitglied der Belegschaft jährlich eine Arbeitsschutzunterweisung. Bei Neueinstellungen erfolgt diese direkt bei Einstellung.

Erhöhte Risiken für Verletzungen und Erkrankungen bestehen im Bereich des Betriebshofes und der Gärtnerei aufgrund der notwendigen Verrichtung schwerer körperlicher Arbeiten bzw. des Einsatzes von Maschinen. Wir analysieren die Unfallursachen jeweils im Detail und ergreifen Maßnahmen zur zukünftigen Prävention. Sollte einem Mitarbeitenden auffallen, dass eine Tätigkeit arbeitsschutzwidrig oder gefährlich ist, besteht jederzeit die Möglichkeit, die Tätigkeit zu verweigern. Etwaige Mängel werden über die übliche Meldekette an den direkten Vorgesetzten herangetragen und von diesem abgestellt. Sollte auf diesem Weg keine befriedigende Lösung zustande kommen, kann der Mitarbeitende die beratenden Stellen (Sicherheitsbeauftragte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit) neutral einbinden. Diese können außerhalb der hierarchischen Struktur Einfluss auf die Arbeitsabläufe, bis hin zum Mitwirken der Geschäftsführung, nehmen. Zur unternehmensübergreifenden Information bei etwaigen schweren oder tödlichen Unfällen von eigenen Beschäftigten oder Mitarbeitenden von Partnerfirmen wurde bei Volkswagen ein Konzern-Prozessstandard eingeführt. Auf dieser Basis können an allen Standorten Maßnahmen zur Vermeidung gleichartiger Unfälle gezielt ergriffen werden.

Zudem nehmen wir unsere Betreiber- und Auftraggeberverantwortung wahr. Bei Neubau, Modernisierung und Instandhaltung werden häufig spezialisierte Fremdfirmen beauftragt, die wir auf ein hohes Niveau hinsichtlich Arbeitssicherheit verpflichten. Dazu zählt beispielsweise die gesetzlich vorgeschriebene Bestellung eines Sicherheits- und Gesundheitsschutz-Koordinators (SiGeKo) als extern beauftragter Dienstleister für die Tätigkeiten auf den Baustellen. Dieser ist bei größeren Baustellen und bei Baumaßnahmen in großer Höhe vor Ort im Einsatz, wo er die Einweisung der beteiligten Firmen übernimmt und die Einhaltung der Vorschriften überwacht. Für kleinere Baustellen, die gemäß Baustellen-Verordnung nicht durch einen SiGeKo betreut werden müssen, liegt diese Verantwortung in der Regel bei den Auftraggebern. Zur Kontrolle dienen VWI spezifische Lastenhefte, welche die Dokumentation der Zusammenarbeit, die Unterrichtung über gegenseitige Gefährdungen sowie die Festlegung von Sicherheitsmaßnahmen regeln. Der Auftragnehmer verpflichtet sich demnach, seine Mitarbeitenden vor Arbeitsbeginn über die bestehenden Gefahren und vereinbarten Sicherheitsmaßnahmen zu unterweisen und auch beauftragte Nachunternehmer entsprechend zu unterrichten. Wir behalten uns das Recht vor, die Einhaltung der Vorgaben zu kontrollieren.

Aktuell befinden wir uns in der Erarbeitung eines Prozesses zur Einbindung eines externen Arbeitsschutz-Dienstleisters, der zukünftig das Themenfeld „Gegenseitige Gefährdungsbeurteilung“ bei Arbeiten von Fremdfirmen in unseren und den von uns betreuten Liegenschaften verantworten soll. Dieser Dienstleister wird perspektivisch Gefährdungsbeurteilungen überprüfen, bewerten und die von uns beauftragten Fremdfirmen entsprechend unterweisen. Ebenso wird er die Beurteilung der Arbeiten des Auftragnehmers einfordern und bewerten.